板材信息化中心作為電子檔案係統建設的技術實施單位

，如何將現有ERP係統、OA係統、本鋼客服平台、電子質量證明書係統

、招標係統等眾多係統所形成的數以千計的文件、數據統一收集歸檔
，完成電子檔案數字化建設，實現電子檔案從無到有的跨越
？近日

，記者走訪了相關部門與人員，一探究竟。 　　

應運而生：“從無到有”向數字化邁進

　　電子檔案有別於過去的紙質檔案，具有信息數字化
、機ji讀du性xing和he信xin息xi存cun儲chu高gao密mi度du性xing等deng特te點dian，是shi隨sui著zhe信xin息xi技ji術shu的de快kuai速su發fa展zhan和he企qi業ye智zhi能neng化hua數shu字zi化hua建jian設she的de需xu要yao而er產chan生sheng的de現xian代dai化hua工gong作zuo手shou段duan
，同tong時shi
，檔dang案an信xin息xi化hua建jian設she程cheng度du也ye是shi評ping判pan企qi業ye智zhi能neng化hua數shu字zi化hua建jian設she程cheng度du的de標biao尺chi之zhi一yi。為wei加jia強qiang電dian子zi檔dang案an管guan理li工gong作zuo
，規gui範fan電dian子zi文wen件jian歸gui檔dang和he電dian子zi檔dang案an項xiang目mu建jian設she，使shi檔dang案an工gong作zuo更geng好hao地di服fu務wu國guo家jia建jian設she項xiang目mu的de建jian設she
、運行和管理，2016年
，國家檔案局、國家發展改革委員會發出通知，決定分批組織開展企業電子文檔歸檔和電子檔案管理試點工作，本鋼集團被列為首批試點單位。

　　事實上，本鋼集團早在2011年就已經開始了檔案信息化建設工作
，前期本鋼檔案館、板材信息化中心（原信息化部）已完成了ERP和OA係統電子文件數據歸檔，搭建了檔案信息係統基礎框架，形成檔案管理現代化、檔dang案an信xin息xi數shu字zi化hua的de基ji礎chu
，建jian立li了le初chu級ji階jie段duan的de本ben鋼gang檔dang案an管guan理li係xi統tong，初chu步bu實shi現xian既ji方fang便bian快kuai捷jie節jie省sheng時shi間jian，又you節jie約yue存cun儲chu空kong間jian，還hai能neng改gai善shan辦ban公gong環huan境jing，同tong時shi降jiang低di企qi業ye文wen檔dang管guan理li成cheng本ben的de數shu字zi檔dang案an係xi統tong建jian設she目mu標biao。

整合優化：開展新一輪改造升級

　　自2016年被列入國家電子檔案管理試點單位以來

，板材信息化中心在檔案信息化一期、二(er)期(qi)工(gong)程(cheng)建(jian)設(she)基(ji)礎(chu)上(shang)
，以(yi)本(ben)鋼(gang)集(ji)團(tuan)第(di)二(er)輪(lun)信(xin)息(xi)化(hua)建(jian)設(she)為(wei)契(qi)機(ji)
，組(zu)織(zhi)經(jing)驗(yan)豐(feng)富(fu)的(de)技(ji)術(shu)人(ren)員(yuan)成(cheng)立(li)檔(dang)案(an)係(xi)統(tong)項(xiang)目(mu)組(zu)，開(kai)展(zhan)新(xin)一(yi)輪(lun)電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)係(xi)統(tong)升(sheng)級(ji)改(gai)造(zao)，在(zai)原(yuan)有(you)數(shu)字(zi)檔(dang)案(an)資(zi)源(yuan)基(ji)礎(chu)上(shang)，以(yi)安(an)全(quan)管(guan)理(li)為(wei)保(bao)障(zhang)，進(jin)一(yi)步(bu)整(zheng)合(he)優(you)化(hua)完(wan)善(shan)係(xi)統(tong)，實(shi)現(xian)本(ben)鋼(gang)生(sheng)產(chan)
、經營、管理各業務係統形成電子文件的收集、歸檔、長期保管等功能需求，達到全過程檔案電子化管理
，通過集中管理、信息共享，助力企業高質量發展。

　　在項目實施過程中，技術人員通過研究製訂OA、ERP係統采集數據方式及存儲格式，確定各係統數據歸檔流程
，並在ERP係統歸檔過程中，與銷售、質量
、生產、財務、設備、工程、采購、人資各領域人員通力配合，分析業務邏輯、報表邏輯，形成檔案係統需要內容，最終完成8個業務子係統有長期保存價值的業務單據、管理報表、目錄數據300多種。通過對現有ERP係統、OA係統、本鋼客服平台
、電子質量證明書係統、招標係統等形成的文件
、數據進行統一收集和歸檔
，形成統一的利用平台，提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能
，實現積累、鑒定、歸檔，以及保管全流程管理。截至目前，係統已歸檔OA電子文件35.2萬餘件
，ERP信息3788.7萬餘條，歸檔數據近5000萬件，在線點擊利用累計3萬人次，計15萬wan件jian次ci。較jiao比bi前qian期qi的de基ji礎chu數shu字zi檔dang案an係xi統tong，優you化hua後hou的de係xi統tong更geng加jia符fu合he本ben鋼gang實shi際ji，能neng更geng高gao效xiao合he理li整zheng合he利li用yong各ge工gong序xu信xin息xi資zi源yuan，實shi現xian了le項xiang目mu建jian設she預yu定ding目mu標biao。

工匠精神：把係統當作“藝術品”精心雕琢

　　自2019年5月開始
，電子檔案係統項目組15名技術人員按照“分步實施，有序推進”的設計目標，與國貿公司、招標公司、製造部等單位（部門）進行調研對接，共組織了十餘次技術交流確認方案，反複圍繞真實性、完整性、可用性、安全性進行研討論證
、方案修改……係統繁瑣、單調

、重複
，嚴重消耗著項目組成員的腦力體力
，但他們以不服輸的工匠精神，把係統當作藝術品不斷雕琢
，精益求精。

　　曆時9個月
，2020年初
，係統正式進入驗收準備階段，由於疫情突然暴發，後期工作不能到現場組織開展，項目組就采取周報製、視頻會議的形式，實時掌握項目具體情況，通過電話

、微信等辦公手段，協調各子係統與檔案係統接口數據對接，按規則及時、有效、安全地完成上傳
、保存等工作，確保數據真實
、完整、可用。為提高係統運行準確率
，通過係統限製，對每項需要注入信息的輸入範圍和數據類型，規範文書員、模塊業務員、檔案員操作步驟，減少工作出錯概率
，保證歸檔數據的安全、準確。

　　經過多次調試，係統準確完美地實現了檔案采集、整編組卷

、cundanghejieyueguanlidengrichanggongzuogegeguochengziliaoshujudetongyijizhongguanli。jingguoyanshoulunzheng
，xitongyouxiaotuidongdanganyewuxinxihuabiaozhunhuaguifanhuajianshe
，quebaodianzidanganjishiguidang，tigaogongzuoshixiaoxing
，tongshikesuishizhazhaohejiansuowenjian，tigaodianzidanganxinxichuanshuliyongxiaolv，hainengshixiandanganxinxiwuzhihuabangongjiguanli，jiangdileqiyewendangguanlichengben
，tigaoledianzidanganxinxichuanshuliyongxiaolv
，yeyoulituidongledanganxitongyewuxinxihuabiaozhunhuaguifanhuajianshe。